Följande är BRF Geringslådans policy för hantering av personuppgifter. Vi är enligt GDPR skyldiga att redovisa detta.
Föreningen håller medlemsbaserade register i form av medlemsförteckning, och pantregister samt avtal och handlingar för boendet, såsom för överlåtelse, medlemskap och för part, medlem och/eller lägenhet, specifika förhållande och är därmed personuppgiftsansvarig. Ändamålet med registreringen av eventuella personuppgifter är för att kunna genomföra aktuella uppdrag mellan boende/medlem och förening/husvärd. Behandlingen av personuppgifter sker enligt dataskyddsförordningens (GDPR) regler. Utlämnande av personuppgifter enligt ovan (och enligt avtal) kan göras till personuppgiftsbiträden såsom mäklare och finansinstitut när detta är påkallat, såsom för överlåtelse och vid pantförskrivning samt vidare till myndigheter och revisorer samt avtalade förvaltare av föreningens uppdrag och administration.
Lite enklare uttryckt gäller följande:
Register som förs enligt lag
Enligt lag måste en bostadsrättsförening föra både ett lägenhetsregister, en medlemsförteckning och ett pantregister. I dessa kan man se en förteckning över föreningens samtliga lägenheter, vilka som äger respektive bostadsrätt, vilka som är medlemmar i bostadsrättsföreningen samt vilka som har tagit ut eventuella panter i en lägenhet. Dessa register hanteras av vår ekonomiska förvaltare, och de enda som har en möjlighet att ta del av dessa är styrelsen i bostadsrättsföreningen samt utvald personal hos vår ekonomiska förvaltare. Då dessa register enligt lag måste föras finns det ingen möjlighet för den enskilda medlemmen att kräva att plockas bort ur registren.
Enligt lag är vi också skyldiga att arkivera de överlåtelsehandlingar som mäklare överlämnar i samband med att en bostadsrätt säljs eller överlåtes, vilket i normalfallet också innebär att en eller flera medlemmar utträder ur föreningen, och en eller flera medlemmar inträder i föreningen.
Register som förs för att styrelsen ska kunna genomföra sitt uppdrag
Styrelsen i bostadsrättsföreningen för också ett register över samtliga medlemmar och eventuella andra boende i respektive lägenhet som har anmält sig till styrelsen. Syftet med detta register är att:
– Ha information om vilka som bor i vilken lägenhet, denna information kan vara bra att ha om det t.ex. upptäcks att det har skett ett inbrott i lägenhet eller på vindsförråd, så att vi enkelt kan komma i kontakt med rätt personer.
– Ha möjlighet att (företrädelsevis via e-post) skicka information till samtliga boende kring viktiga händelser i bostadsrättsföreningen.
– Vid nödsituation såsom brand eller liknande ha en förteckning över alla boende för att kunna bistå brandkåren eller annan myndighet vid en eventuell räddningsauktion.
Vidare har vi ett register över de medlemmar som, i enlighet med föreningens stadgar, har ansökt om tillstånd att:
– montera markis på sin balkong,
– montera inglasning på sin balkong,
– bygga staket runt sin uteplats eller
– installera elstolpe för laddning av elbil vid sin parkeringsplats.
Lagringen av dessa register är delat på två platser:
– Dels finns det en e-postlista hos föreningens e-postleverantör. Enbart styrelsen har åtkomst till denna e-postlista, och den är lösenordsskyddad. Personer som flyttas ifrån föreningen plockas bort ur denna lista i samband med utflyttningen.
– Dels finns den i form av ett Excelark, där även telefonnummer till boende som angett detta finns lagrat. Detta Excelark ligger lösenordsskyddat hos föreningens molnleverantör, och det är enbart styrelsen som har tillgång till detta register.
Styrelsen lämnar inte ut någon kontaktinformation till medlem eller annan boende, utan att detta först har godkänts av den enskilda personen i det enskilda fallet. Tillfälle när detta skulle kunna vara aktuellt är då någon form av renoveringsarbete måste utföras i fastigheten, och vi kommer då att inhämta tillstånd att lämna ut några kontaktuppgifter innan det görs.
